Quy trình thuê thiết kế website và hợp đồng cần những điều khoản gì

Phần lớn tranh cãi giữa doanh nghiệp và bên làm web không đến từ kỹ thuật mà từ những điều hai bên hiểu khác nhau ngay từ đầu. Bài này đi qua từng giai đoạn làm việc từ phía người thuê và các điều khoản hợp đồng nên có để tránh điều đó.

Trước hết: nên thuê hay tự làm website?

Ba câu hỏi dưới đây trả lời nhanh hơn mọi bảng so sánh chung chung.

• Website có phải kênh tạo khách hàng không? Nếu bạn định chạy quảng cáo hoặc làm SEO, mỗi lỗi kỹ thuật (form không gửi được, trang chậm, sai cấu trúc) đều tốn tiền thật. Khi đó thuê người có kinh nghiệm thường rẻ hơn tự sửa sai.
• Bạn có vài chục giờ để học và làm không? Tự làm trên WordPress hay nền tảng kéo thả không khó, nhưng làm cho đúng (tốc độ, bảo mật, chuẩn SEO) cần thời gian học. Thời gian của chủ doanh nghiệp cũng là chi phí.
• Sau khi làm xong, ai cập nhật? Website WordPress cần cập nhật lõi, theme, plugin thường xuyên. Nếu không ai làm việc này, dù tự làm hay thuê, website vẫn sẽ xuống cấp.

Tự làm hợp lý với blog cá nhân, dự án thử nghiệm hoặc khi bạn có người trong nhóm rành kỹ thuật. Với website bán hàng, website nhiều dịch vụ hoặc cần lên Google, thuê làm thường là lựa chọn an toàn hơn. Nếu đang phân vân giữa một người làm tự do và một công ty, xem bài nên thuê freelancer hay công ty thiết kế website.

Sáu giai đoạn làm việc với đơn vị thiết kế, nhìn từ phía bạn

Bảng dưới không mô tả việc bên làm web làm gì, mà mô tả việc bạn phải làm, thứ bạn nhận được và điều nên chốt bằng văn bản ở mỗi bước.

Giai đoạn 4 và 5 là nơi dự án hay kéo dài nhất, phần lớn vì chờ nội dung hoặc góp ý rải rác. Bài thiết kế website mất bao lâu phân tích kỹ các yếu tố này, còn bài cần chuẩn bị gì trước khi thuê thiết kế website liệt kê những thứ nên có trước khi ký.

Hợp đồng thiết kế website nên có những điều khoản nào?

Hợp đồng không cần dài, nhưng cần đủ. Mười điều khoản dưới đây giải quyết gần hết các tình huống tranh chấp hay gặp.

• Phạm vi công việc. Phụ lục liệt kê từng trang, từng chức năng. “Website khoảng 10 trang” chưa đủ; cần ghi một mẫu trang dùng cho nhiều dịch vụ được tính là một hay nhiều trang.
• Số vòng chỉnh sửa và định nghĩa “chỉnh sửa”. Đổi màu, đổi chữ là chỉnh sửa. Thêm trang, thêm chức năng là yêu cầu mới, tính phí riêng.
• Tiến độ gắn với nghĩa vụ hai bên. Ví dụ: bên làm web giao bố cục sau một khoảng thời gian kể từ khi nhận đủ nội dung. Bên thuê chậm gửi tài liệu thì mốc lùi tương ứng.
• Thanh toán theo mốc nghiệm thu. Mỗi đợt thanh toán gắn với một kết quả kiểm tra được: bố cục được duyệt, bản chạy thử, website lên tên miền chính.
• Tiêu chí nghiệm thu. Danh sách cụ thể: hiển thị đúng trên điện thoại, form gửi được thư, các trang theo phụ lục đã có, đường dẫn hoạt động.
• Quyền sở hữu. Phần do bên làm web tạo ra thuộc về ai; phần của bên thứ ba (theme, plugin, ảnh, font) dùng theo giấy phép nào.
• Tài khoản và tài sản số. Tên miền, hosting đứng tên ai; bạn nhận tài khoản WordPress vai trò Administrator; ai là chủ sở hữu Search Console, Analytics.
• Bảo hành. Thời hạn, cách báo lỗi, thời gian phản hồi, và phần không thuộc bảo hành như lỗi do bạn cài thêm plugin hoặc sửa mã sau bàn giao.
• Bảo mật thông tin. Bên làm web chỉ dùng tài khoản, dữ liệu khách hàng của bạn cho mục đích dự án và xóa quyền truy cập khi kết thúc.
• Chấm dứt hợp đồng. Nếu dừng giữa chừng, phần việc đã làm được thanh toán thế nào và bạn nhận lại những gì (bản chạy thử, mã nguồn, nội dung đã nhập).

Điều khoản quyền sở hữu nên viết thế nào?

Theo khoản 2 Điều 39 Luật Sở hữu trí tuệ (điều khoản này giữ nguyên qua các lần sửa đổi năm 2022 và 2025), tổ chức, cá nhân giao kết hợp đồng với tác giả sáng tạo ra tác phẩm là chủ sở hữu các quyền tài sản và quyền công bố tác phẩm, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Cụm “trừ trường hợp có thỏa thuận khác” là lý do bạn cần đọc kỹ hợp đồng: một điều khoản giữ lại quyền cho bên làm web vẫn có hiệu lực nếu bạn đã ký.

Website WordPress còn có phần không do bên làm web tạo ra. Theme, plugin trả phí, font và ảnh mua từ bên thứ ba được dùng theo giấy phép của nhà cung cấp, không thể “chuyển quyền sở hữu” cho bạn. Cách viết rõ ràng là tách thành hai nhóm:

• Nhóm do bên làm web tạo ra (bố cục, mã tùy biến, nội dung họ viết): chuyển giao cho bạn sau khi thanh toán đủ.
• Nhóm của bên thứ ba: liệt kê tên từng theme, plugin trả phí, loại giấy phép, ai đứng tên và chi phí gia hạn năm sau.

Đây là thông tin tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc có chức năng đặc thù, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý đọc lại.

Dấu hiệu báo giá, hợp đồng cần hỏi lại

• Báo giá chỉ có một con số tổng, không có danh sách trang và chức năng.
• Không nhắc đến tên miền, hosting đứng tên ai, hoặc ghi “bên A quản lý hộ”.
• Yêu cầu thanh toán toàn bộ trước khi có bất kỳ bản bố cục nào.
• “Chỉnh sửa không giới hạn” nhưng không có mốc kết thúc dự án. Câu này nghe có lợi nhưng thường dẫn đến dự án kéo dài không ai chịu trách nhiệm.
• “Bảo hành trọn đời” mà không ghi phạm vi. Không ai bảo hành được lỗi phát sinh từ plugin bạn tự cài nhiều năm sau.
• Cam kết “lên top Google” trong hợp đồng thiết kế. Thứ hạng phụ thuộc nội dung, đối thủ và thời gian, không phải thứ một bên làm web cam kết được.

Những điểm trên áp dụng cho mọi đơn vị, kể cả chúng tôi. Tại Marketing SEO Top, bạn nhận tài khoản quản trị, tên miền và hosting đứng tên bạn, còn nếu không mua giấy phép theme Flatsome, chúng tôi viết theme riêng cho website của bạn. Các loại website và cách chọn nằm ở trang thiết kế website chuyên nghiệp; chi tiết từng gói ở trang báo giá thiết kế website.

Sau bàn giao: những việc nên làm trong tuần đầu

• Đổi mật khẩu mọi tài khoản đã gửi cho bên làm web trong quá trình dự án.
• Xóa hoặc hạ quyền tài khoản tạm của bên làm web nếu không còn thuê họ chăm sóc.
• Lưu bản sao lưu bàn giao ở nơi khác máy chủ website.
• Gửi thử form, bấm thử nút gọi và Zalo trên điện thoại của nhân viên nhận khách.
• Quyết định ai cập nhật website. Nếu không có người, cân nhắc bảo trì WordPress từ 900.000đ/tháng; việc này không bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp