Email theo tên miền · SPF, DKIM, DMARC · Chuyển dữ liệu
Email doanh nghiệp theo tên miền: chọn đúng nền tảng, gửi thư không vào spam
Email doanh nghiệp dạng ten@congty.vn giúp công ty giữ quyền với hộp thư khi nhân viên nghỉ việc và gửi thư đáng tin hơn. Chúng tôi tư vấn chọn giữa email hosting, Google Workspace và Microsoft 365, cấu hình SPF, DKIM, DMARC và chuyển thư cũ sang. Email hosting từ 49.000đ/tháng cho 5 tài khoản.
- Tài khoản quản trị đứng tên doanh nghiệp
- Cấu hình xác thực email theo yêu cầu của Gmail, Yahoo, Outlook
- Kiểm tra gửi nhận sau khi đổi MX
So sánh
Email hosting, Google Workspace hay Microsoft 365?
Cả ba đều cho bạn địa chỉ theo tên miền riêng. Khác nhau ở công cụ làm việc đi kèm, cách tính phí và độ ổn định khi gửi thư số lượng lớn.
| Tiêu chí | Email hosting | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|---|
| Giao diện chính | Webmail, Outlook hoặc ứng dụng mail trên điện thoại | Gmail | Outlook |
| Công cụ đi kèm | Drive dung lượng nhỏ, bộ công cụ văn phòng cơ bản | Drive, Docs, Sheets, Meet, Lịch dùng chung | OneDrive, Word, Excel, Teams theo gói |
| Cách tính phí | Theo gói nhiều tài khoản, tổng dung lượng chung | Theo người dùng mỗi tháng | Theo người dùng mỗi tháng |
| Bảng giá | Từ 49.000đ/tháng (5 tài khoản) | Trang giá Google Workspace | Trang giá Microsoft 365 |
| Phù hợp | Nhóm nhỏ, chủ yếu nhận thư và gửi thư giao dịch | Nhóm quen Gmail, cần làm việc chung trên tài liệu | Công ty dùng Word, Excel bản quyền, quen Outlook |
Khi nào email hosting là đủ
Không phải công ty nào cũng cần Google Workspace
- Dưới khoảng mười người, mỗi người chủ yếu nhận báo giá, gửi hợp đồng.
- Không cần lịch họp và tài liệu soạn chung trong cùng hệ thống.
- Hộp thư không lưu tệp lớn, dọn thư định kỳ được.
Gói email hosting ở trên sao lưu dữ liệu hai tuần một lần. Nếu hộp thư chứa hợp đồng quan trọng, bạn nên tự lưu thêm bản sao hoặc chọn nền tảng có chính sách lưu giữ dài hơn.
Khi nào nên chọn nền tảng lớn
Dấu hiệu cần Google Workspace hoặc Microsoft 365
- Nhân viên dùng Gmail cá nhân để làm việc vì webmail khó dùng.
- Thư gửi khách thường vào mục spam dù đã cấu hình đúng bản ghi.
- Cần đăng nhập một lần cho email, tài liệu, họp trực tuyến và quản lý thiết bị.
- Email đang dùng chung hosting với website, website lỗi kéo theo email ngừng.
Xác thực email
SPF, DKIM, DMARC: ba bản ghi quyết định thư có tới hộp thư đến
Từ tháng 2/2024, Gmail và Yahoo yêu cầu mọi người gửi phải có SPF hoặc DKIM. Người gửi trên 5.000 thư mỗi ngày tới Gmail phải có đủ SPF, DKIM và DMARC. Outlook.com áp dụng yêu cầu tương tự với người gửi số lượng lớn từ ngày 05/5/2025.
SPF
Bản ghi TXT liệt kê máy chủ được phép gửi thư thay tên miền. Mỗi tên miền chỉ được có một bản ghi SPF, và tổng số lượt tra cứu DNS trong đó không vượt quá 10. Thêm nhiều dịch vụ gửi thư rồi gộp sai là lỗi rất hay gặp.
DKIM
Chữ ký số gắn vào từng thư, khóa công khai đặt trong DNS. Bản ghi DKIM do nhà cung cấp email tạo; bạn chỉ cần bật chức năng ký thư sau khi thêm bản ghi vào DNS.
DMARC
Chính sách báo cho máy chủ nhận cách xử lý thư giả mạo tên miền, kèm địa chỉ nhận báo cáo. Bắt đầu với p=none để đọc báo cáo, sau đó mới nâng lên quarantine hoặc reject.
Với người gửi số lượng lớn, Gmail còn yêu cầu tên miền ở dòng From khớp với tên miền SPF hoặc DKIM, có hủy đăng ký một lần nhấp cho thư tiếp thị và giữ tỷ lệ báo cáo spam dưới 0,3%. Không nên gửi bản tin từ hộp thư công việc hằng ngày. Hãy dùng dịch vụ email marketing riêng, tốt nhất trên tên miền phụ, để một chiến dịch lỗi không làm hỏng uy tín gửi thư của cả công ty. Nguồn: Nguyên tắc dành cho người gửi email của Google, Yahoo Sender Best Practices, thông báo của Microsoft về Outlook.com.
Chuyển email cũ
Đổi nhà cung cấp email mà không mất thư
Kiểm kê
Danh sách tài khoản, dung lượng từng hộp thư, bí danh, nhóm thư, chuyển tiếp và các bản ghi DNS hiện có.
Kết quả: bảng tài khoản cần chuyểnTạo hộp thư mới và chép thư
Tạo tài khoản trên hệ thống mới, chép thư cũ qua IMAP bằng công cụ di chuyển của Google, Microsoft hoặc công cụ đồng bộ IMAP.
Kết quả: thư cũ có trên hệ thống mớiĐổi MX và bản ghi xác thực
Đổi MX ngoài giờ làm việc, cập nhật SPF, thêm DKIM và DMARC, rồi đồng bộ bổ sung phần thư đến trong lúc chuyển.
Kết quả: thư mới về hệ thống mớiKiểm tra và hướng dẫn
Gửi thử tới Gmail, Outlook, Yahoo, xem tiêu đề thư để chắc SPF, DKIM, DMARC đạt. Cài lại email trên điện thoại, máy tính cho nhân viên.
Kết quả: biên bản kiểm tra gửi nhận
Hộp thư cũ nên giữ thêm một đến hai tuần sau khi đổi MX. Thư đã bị xóa hoặc lỗi ở hệ thống cũ không thể khôi phục bằng việc chuyển dữ liệu.
Quản trị hộp thư
Ba quy tắc giúp công ty không mất quyền với email
- Tài khoản quản trị không gắn với một nhân viên. Dùng địa chỉ kiểu admin@ do giám đốc giữ mật khẩu và bật xác minh hai bước.
- Dùng email chung cho kênh bên ngoài. Hồ sơ Google, fanpage, tài khoản hosting nên đăng ký bằng email theo tên miền, không bằng Gmail cá nhân. Xem thêm xác minh Google Maps.
- Có quy trình khi nhân viên nghỉ. Đổi mật khẩu, chuyển tiếp thư hoặc chuyển dữ liệu cho người kế nhiệm, sau đó mới xóa hoặc thu hồi tài khoản.
Email chạy trên tên miền, nên tên miền hết hạn thì email cũng ngừng. Kiểm tra quyền sở hữu và ngày gia hạn trong trang tên miền và hosting.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi đáp về email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp theo tên miền giá bao nhiêu?
Email hosting có ba gói: 49.000đ/tháng cho 5 tài khoản, 99.000đ/tháng cho 20 tài khoản và 179.000đ/tháng cho 50 tài khoản. Google Workspace và Microsoft 365 tính phí theo từng người dùng mỗi tháng, giá xem trên trang chính thức của hãng vì thay đổi theo thời điểm và gói.
Nên dùng Google Workspace hay Microsoft 365 cho công ty nhỏ?
Chọn Google Workspace nếu nhân viên quen Gmail và cần soạn tài liệu chung trên trình duyệt. Chọn Microsoft 365 nếu công ty làm việc chủ yếu bằng Word, Excel và Outlook trên máy tính. Hai nền tảng đều hỗ trợ đầy đủ SPF, DKIM, DMARC.
Vì sao email công ty gửi đi bị vào thư rác?
Nguyên nhân thường gặp là thiếu hoặc sai SPF, DKIM, DMARC; có hai bản ghi SPF cùng lúc; gửi chung địa chỉ IP với website khác trên shared hosting; hoặc nội dung thư giống thư quảng cáo. Xem tiêu đề đầy đủ của một thư bị vào spam sẽ biết bản ghi nào không đạt.
Chuyển từ email hosting sang Google Workspace có mất thư cũ không?
Không, nếu hộp thư cũ vẫn truy cập được qua IMAP. Thư được chép sang trước, sau đó mới đổi MX, rồi đồng bộ thêm phần thư đến trong lúc chuyển. Thư đã bị xóa hoặc lỗi ở hệ thống cũ thì không chuyển được.
Nhân viên nghỉ việc thì xử lý hộp thư công ty thế nào?
Quản trị viên đổi mật khẩu ngay, thiết lập chuyển tiếp thư hoặc chuyển quyền truy cập dữ liệu cho người kế nhiệm. Giữ hộp thư thêm một thời gian để khách hàng cũ không bị mất liên lạc, sau đó mới xóa hoặc chuyển sang tài khoản lưu trữ để giảm phí.
Email theo tên miền có dùng được trên điện thoại và Outlook không?
Có. Email hosting dùng giao thức IMAP và SMTP nên cài được trên ứng dụng mail của điện thoại và Outlook. Google Workspace dùng ứng dụng Gmail, Microsoft 365 dùng ứng dụng Outlook, đăng nhập bằng địa chỉ theo tên miền.
Gửi tên miền, nhận kết quả kiểm tra SPF, DKIM, DMARC
Chúng tôi đọc bản ghi DNS hiện tại, chỉ ra lỗi khiến thư vào spam và đề xuất nền tảng email phù hợp với số người dùng của bạn. Công ty mới chưa có tên miền có thể xem trang website cho công ty mới thành lập.
Tư vấn email doanh nghiệp
Để lại tên miền và số tài khoản cần dùng, chúng tôi liên hệ trong giờ làm việc (9:00–17:00).
Liên quan: bộ hiện diện số cho công ty mới thành lập · bảo trì website WordPress
