Email marketing đúng luật: xây danh sách, chỉ số và xác thực tên miền

Email marketing vẫn là kênh rẻ để bán lại cho khách cũ, nhưng từ năm 2024 Gmail và Yahoo đã siết điều kiện nhận thư, còn pháp luật Việt Nam yêu cầu sự đồng ý trước của người nhận. Bài này tập trung vào ba việc quyết định thư có đến hộp thư chính hay không: danh sách hợp pháp, xác thực tên miền và các chỉ số cần theo dõi.

Email marketing khác gửi thư hàng loạt ở điểm nào?

Khác biệt nằm ở sự đồng ý. Gửi cho người đã đăng ký nhận tin là email marketing; gửi cho danh sách tự gom hoặc mua về là thư rác, vừa vi phạm quy định vừa làm hỏng uy tín tên miền. Cũng cần phân biệt hai loại thư sau, vì chúng có yêu cầu khác nhau:

Xây danh sách email hợp pháp

Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác có hiệu lực từ 01/10/2020 và vẫn đang áp dụng tại thời điểm viết (10/2026). Bộ Công an đang lấy ý kiến dự thảo nghị định thay thế, dự kiến có hiệu lực từ 01/01/2027 (VnExpress, 15/9/2026), nên hãy theo dõi văn bản chính thức khi được ban hành. Với thư điện tử quảng cáo, các yêu cầu chính hiện nay gồm (Điều 11, 13, 17–20 của Nghị định):

• Chỉ gửi khi người nhận đã đồng ý trước, ví dụ qua biểu mẫu đăng ký trên website, ứng dụng, mạng xã hội hoặc giấy in.
• Gắn nhãn quảng cáo, ví dụ [QC], ở vị trí đầu tiên trong tiêu đề thư quảng cáo.
• Ghi thông tin người quảng cáo: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, website, đặt ngay trước phần từ chối nhận.
• Có chức năng từ chối nhận ở cuối mỗi thư; khi người nhận từ chối, gửi xác nhận một lần rồi dừng gửi thư quảng cáo.
• Không gửi quá 3 thư quảng cáo tới một địa chỉ trong 24 giờ, trừ khi có thỏa thuận khác với người nhận.

Thêm vào đó, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026 cấm mua, bán dữ liệu cá nhân trừ trường hợp luật có quy định khác. Danh sách email mua về hay “xin” từ đối tác không qua sự đồng ý của người nhận là rủi ro pháp lý, không chỉ là rủi ro vào thư rác.

Cách làm thực tế để vừa đúng luật vừa có danh sách chất lượng:

• Ô đồng ý nhận tin không đánh dấu sẵn, ghi rõ khách sẽ nhận nội dung gì và tần suất ra sao.
• Gửi thư xác nhận để khách bấm kích hoạt (đăng ký hai bước), lọc được địa chỉ gõ sai và địa chỉ ảo.
• Lưu thời điểm, nguồn và nội dung khách đã đồng ý để chứng minh khi cần.
• Khách mua hàng trên website chỉ vào danh sách tiếp thị khi họ chọn nhận tin, không tự động thêm.

Gmail và Yahoo yêu cầu người gửi những gì?

Từ 01/02/2024, Gmail và Yahoo áp dụng yêu cầu mới cho người gửi thư đến tài khoản cá nhân của họ. Tóm tắt theo nguyên tắc dành cho người gửi email của Google và hướng dẫn người gửi của Yahoo:

Google xếp vào nhóm gửi số lượng lớn những người gửi khoảng 5.000 thư trở lên mỗi ngày tới tài khoản Gmail cá nhân. Doanh nghiệp nhỏ gửi ít hơn vẫn nên cấu hình đủ cả ba bản ghi, vì chi phí gần như bằng không và giúp thư giao dịch như xác nhận đơn hàng ít bị chặn hơn. Cách cấu hình bản ghi DNS cho tên miền công ty được trình bày ở trang email doanh nghiệp theo tên miền.

Những chỉ số email marketing cần theo dõi

Tỷ lệ mở không còn đáng tin như trước. Tính năng bảo vệ quyền riêng tư trong ứng dụng Mail của Apple tải trước nội dung thư, nên nhiều thư được ghi nhận là đã mở dù người nhận chưa đọc. Hãy đánh giá chiến dịch bằng lượt nhấp và đơn hàng.

Nên bắt đầu với những chuỗi email nào?

• Thư chào mừng ngay sau khi đăng ký: nhắc khách đã đăng ký nhận gì, giới thiệu ngắn về doanh nghiệp.
• Thư sau mua hàng: hướng dẫn sử dụng, bảo quản, chính sách bảo hành; sau đó mời đánh giá.
• Nhắc giỏ hàng bỏ dở trên website bán hàng, chỉ gửi cho khách đã đồng ý nhận tin.
• Nhắc mua lại với sản phẩm dùng hết theo chu kỳ.
• Bản tin định kỳ với nội dung hữu ích, không chỉ khuyến mãi.

Chọn công cụ gửi email marketing

Không gửi thư tiếp thị số lượng lớn từ hộp thư Gmail cá nhân hay hộp thư công ty dùng hằng ngày, vì một đợt bị báo rác có thể ảnh hưởng cả thư làm việc. Hãy dùng nền tảng email marketing chuyên dụng như Mailchimp, GetResponse, Constant Contact hoặc dịch vụ tương đương, và kiểm tra các điểm sau:

• Cho xác thực tên miền riêng của bạn (DKIM theo tên miền), không gửi bằng tên miền chung của nền tảng.
• Có sẵn hủy đăng ký một chạm và tự loại địa chỉ đã hủy, đã trả về.
• Kết nối được với form trên website hoặc với WooCommerce để lấy dữ liệu đơn hàng.
• Phân nhóm người nhận theo hành vi: đã mua, chưa mua, mua sản phẩm nào.

Mẹo kỹ thuật: dùng một tên miền phụ riêng cho thư tiếp thị, ví dụ tin.tencongty.vn, để uy tín gửi thư của tên miền chính dùng cho email làm việc ít bị ảnh hưởng.

Sai lầm thường gặp

• Mua hoặc thu thập danh sách email không có sự đồng ý của người nhận.
• Giấu hoặc làm khó việc hủy đăng ký, khiến người nhận bấm báo thư rác thay vì hủy.
• Gửi cho toàn bộ danh sách cũ lâu không liên lạc trong một lần, tỷ lệ trả về và báo rác tăng vọt.
• Thư chỉ có một ảnh lớn, không có chữ, dễ bị lọc và khó đọc trên điện thoại.
• Đo thành công bằng tỷ lệ mở.

Email chỉ là một kênh trong kế hoạch tổng thể; xem cách sắp thứ tự các kênh ở bài lập kế hoạch marketing online cho doanh nghiệp nhỏ. Website bán hàng muốn gửi nhắc giỏ hàng, thư sau mua cần cấu hình gửi qua SMTP đúng cách; trang thiết kế website bán hàng có nói về phần này. Shop mới bắt đầu, chưa có danh sách khách, nên đọc trước bán hàng online cho người mới.

Câu hỏi thường gặp