Thiết Kế Website
Email là gì? Thư điện tử đi từ người gửi đến người nhận thế nào
Ai cũng có ít nhất một địa chỉ email, nhưng ít người biết một lá thư đi qua những đâu trước khi tới hộp thư người nhận. Hiểu đường đi đó giúp giải thích những chuyện hay gặp trong công việc: thư vào spam, thư bị trả về, thư giả danh công ty mình.
Email (thư điện tử) là cách gửi tin nhắn, tệp đính kèm qua Internet giữa các địa chỉ dạng ten@tenmien. Thư được phần mềm thư của bạn chuyển tới máy chủ gửi thư, máy chủ này tra bản ghi MX của tên miền người nhận để biết giao thư tới đâu, rồi người nhận đọc qua webmail hoặc ứng dụng. Email vẫn là kênh chính cho hợp đồng, báo giá và tài khoản trực tuyến vì lưu vết lâu dài.
Một địa chỉ email gồm những phần nào?
Địa chỉ email có dạng phan-truoc@ten-mien:
- Phần trước @ là tên hộp thư: tên người (lan.nguyen), chức năng (sales, ketoan, hotro) hoặc biệt danh.
- Ký tự @ tách tên hộp thư với tên miền. Ký tự này được dùng từ những thư điện tử đầu tiên trên mạng ARPANET đầu thập niên 1970.
- Phần sau @ là tên miền nhận thư: gmail.com, outlook.com của nhà cung cấp, hoặc tên miền riêng như congty.vn.
Với tên miền riêng, chính bạn quyết định thư của tên miền đó được giao tới hệ thống nào, thông qua bản ghi DNS. Đây là khác biệt cốt lõi giữa email miễn phí và email doanh nghiệp, được giải thích kỹ ở bài email doanh nghiệp là gì.
Một lá thư đi từ người gửi đến người nhận như thế nào?
- Soạn và bấm gửi: bạn viết thư trên webmail hoặc ứng dụng (Gmail, Outlook, Mail trên điện thoại). Ứng dụng giao thư cho máy chủ gửi thư của nhà cung cấp bằng giao thức SMTP, sau khi bạn đăng nhập.
- Tra địa chỉ giao thư: máy chủ gửi đọc tên miền người nhận, hỏi hệ thống DNS bản ghi MX của tên miền đó, tức là máy chủ nào nhận thư thay tên miền.
- Chuyển thư: máy chủ gửi kết nối tới máy chủ nhận, cũng bằng SMTP, và giao thư.
- Kiểm tra: máy chủ nhận kiểm tra thư có đúng do tên miền người gửi cho phép không (SPF, DKIM, DMARC), có dấu hiệu thư rác hay mã độc không, rồi quyết định đưa vào hộp thư đến, thư rác hoặc từ chối.
- Đọc thư: người nhận mở thư qua webmail hoặc ứng dụng. Ứng dụng tải thư về bằng IMAP (đồng bộ trên nhiều thiết bị) hoặc POP3 (tải về một máy), hay giao thức riêng của Google, Microsoft.
Thư thường đi hết chuỗi này trong vài giây. Nếu một mắt xích lỗi, ví dụ bản ghi MX sai sau khi đổi hosting, thư sẽ chậm, bị trả về hoặc mất.
Bên trong một email có gì ngoài nội dung bạn đọc?
- Người gửi (From), người nhận (To), đồng gửi (Cc), gửi ẩn (Bcc): người trong Bcc nhận được thư nhưng người khác không thấy địa chỉ của họ. Gửi cho nhiều khách cùng lúc mà để chung ở To là làm lộ danh sách khách hàng.
- Tiêu đề (Subject) và nội dung, dạng chữ thường hoặc HTML có định dạng, hình ảnh.
- Tệp đính kèm: mỗi nhà cung cấp giới hạn dung lượng; ví dụ Google Workspace giới hạn 25 MB khi gửi, tệp lớn hơn được chuyển thành liên kết Drive.
- Phần đầu thư (header) ẩn: ghi lại đường đi qua các máy chủ, thời gian, kết quả kiểm tra SPF, DKIM, DMARC. Khi thư vào spam hoặc nghi thư giả mạo, xem phần này (trong Gmail là “Hiển thị bản gốc”) sẽ biết nguyên nhân.
Các loại email doanh nghiệp sẽ gặp
| Loại | Ví dụ | Gửi từ đâu là phù hợp |
|---|---|---|
| Email cá nhân | Đăng ký tài khoản, liên lạc riêng | Hộp thư miễn phí như Gmail, Outlook.com |
| Email công việc | Báo giá, hợp đồng, trao đổi với đối tác | Hộp thư theo tên miền công ty |
| Email giao dịch | Xác nhận đơn hàng, đặt lại mật khẩu, thông báo từ website | Website gửi qua dịch vụ SMTP đã xác thực tên miền, không gửi bằng hàm mặc định của hosting |
| Email tiếp thị | Bản tin, khuyến mãi gửi danh sách khách | Nền tảng email marketing riêng, tốt nhất trên tên miền phụ |
Tách bốn loại này giúp một sự cố ở loại này không kéo theo loại khác. Ví dụ, một đợt gửi khuyến mãi bị báo spam nhiều sẽ không làm thư báo giá của nhân viên cũng vào spam. Thư tiếp thị còn phải tuân theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống thư rác: chỉ gửi khi người nhận đã đồng ý, có nhãn quảng cáo ở tiêu đề và cách từ chối nhận thư. Cách làm email marketing đúng quy định có ở bài email marketing.
Vì sao thư vào spam, bị trả về hoặc bị giả mạo?
- Thiếu hoặc sai xác thực tên miền: Gmail, Yahoo, Outlook.com đều yêu cầu người gửi có SPF, DKIM; người gửi số lượng lớn cần thêm DMARC. Tên miền không khai báo thì thư dễ bị đánh dấu spam, và kẻ xấu dễ giả danh tên miền đó.
- Địa chỉ người nhận sai hoặc hộp thư đầy: máy chủ nhận trả thư về kèm mã lỗi; đọc dòng lỗi trong thư trả về sẽ biết lý do.
- Địa chỉ IP gửi bị đưa vào danh sách đen: hay gặp khi email chạy chung hosting với nhiều website khác, hoặc máy chủ từng bị dùng gửi thư rác.
- Nội dung giống thư quảng cáo hàng loạt: tiêu đề toàn chữ in hoa, nhiều liên kết rút gọn, chỉ có ảnh mà không có chữ.
- Thư giả mạo (phishing): tên hiển thị giống người quen nhưng địa chỉ thật khác một ký tự, đòi chuyển khoản gấp hoặc bấm liên kết đăng nhập. Luôn xem địa chỉ thật, gọi điện xác nhận trước khi chuyển tiền.
Cấu hình ba bản ghi SPF, DKIM, DMARC và các yêu cầu của Gmail, Yahoo, Outlook được trình bày ở trang email doanh nghiệp theo tên miền.
Khi nào dùng email, khi nào dùng Zalo, tin nhắn?
Ứng dụng nhắn tin nhanh hơn cho trao đổi qua lại. Email vẫn hợp hơn khi cần:
- Gửi báo giá, hợp đồng, hóa đơn cần lưu và tìm lại sau nhiều năm.
- Liên lạc với đối tác, cơ quan, khách nước ngoài không dùng chung ứng dụng nhắn tin.
- Đăng ký và khôi phục tài khoản: tên miền, hosting, quảng cáo, mạng xã hội đều dùng email làm khóa chính.
- Giữ dữ liệu thuộc về công ty khi nhân viên nghỉ việc, với điều kiện hộp thư là của công ty chứ không phải tài khoản cá nhân.
Năm thói quen giữ hộp thư an toàn
- Bật xác minh hai bước cho mọi hộp thư, nhất là hộp thư dùng để quản lý tên miền, hosting, tài khoản quảng cáo.
- Không dùng chung mật khẩu email với website khác; dùng trình quản lý mật khẩu.
- Tách hộp thư quản trị (admin@) với hộp thư làm việc hằng ngày.
- Thiết lập email khôi phục và số điện thoại khôi phục còn dùng được.
- Tài khoản công ty (tên miền, Google, fanpage) đăng ký bằng email theo tên miền công ty, không bằng Gmail cá nhân của nhân viên.
Nếu công ty chưa có email theo tên miền, cách tạo miễn phí và giới hạn của từng cách có ở bài tạo email doanh nghiệp miễn phí; so sánh các nhà cung cấp trả phí ở bài các dịch vụ email theo tên miền.
Câu hỏi thường gặp
Địa chỉ email có phân biệt chữ hoa, chữ thường không?
Phần tên miền sau @ không phân biệt. Phần trước @ về mặt kỹ thuật có thể phân biệt, nhưng gần như mọi nhà cung cấp phổ biến coi Lan.Nguyen và lan.nguyen là một hộp thư. Để tránh nhầm, hãy in và công bố địa chỉ bằng chữ thường.
Email đã gửi có thu hồi được không?
Thường là không, một khi thư đã tới máy chủ người nhận. Gmail có chức năng hủy gửi trong vài giây đầu vì thực chất thư được giữ lại chờ. Chức năng thu hồi của Outlook chỉ có tác dụng trong cùng hệ thống tổ chức và khi người nhận chưa mở thư.
Vì sao gửi email bị trả về với thông báo lỗi?
Thư trả về luôn có dòng mã lỗi cho biết lý do: địa chỉ không tồn tại, hộp thư đầy, tệp quá lớn, hoặc máy chủ nhận từ chối vì xác thực tên miền gửi không đạt. Đọc mã lỗi trước khi gửi lại; nếu lỗi do xác thực, cần sửa bản ghi DNS của tên miền gửi.
Có nên dùng một địa chỉ email cho mọi tài khoản không?
Không nên dồn hết vào một hộp thư. Hãy tách ít nhất hộp thư quản trị tài sản quan trọng (tên miền, hosting, ngân hàng, quảng cáo) khỏi hộp thư đăng ký các dịch vụ thông thường. Mất một hộp thư khi đó không kéo theo mất toàn bộ tài khoản.
Sử dụng email có mất phí không?
Hộp thư cá nhân như Gmail, Outlook.com miễn phí với dung lượng giới hạn. Email theo tên miền doanh nghiệp thường trả phí theo người dùng hoặc theo gói, ngoài ra phải trả phí tên miền hằng năm. Một số cách miễn phí vẫn tồn tại nhưng có giới hạn về số người dùng và tính năng.
Cần người làm giúp phần này?
Mô tả ngắn nhu cầu hoặc gửi link website. Chúng tôi phản hồi bằng đánh giá cụ thể trước khi báo giá.
