Thiết Kế Website
Các dịch vụ email theo tên miền riêng: so sánh giới hạn và giá 2026
Có email theo tên miền riêng không khó; chọn dịch vụ nào mới là việc cần cân nhắc, vì đổi nhà cung cấp sau khi cả công ty đã quen tay tốn công hơn nhiều. Bài này đặt các dịch vụ phổ biến cạnh nhau theo những giới hạn thật sự ảnh hưởng tới công việc hằng ngày.
Các dịch vụ email theo tên miền phổ biến gồm Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail và email hosting của nhà cung cấp hosting. Google Workspace và Microsoft 365 tính phí theo người dùng, có bộ công cụ văn phòng đi kèm; Zoho Mail có gói miễn phí giới hạn; email hosting tính theo gói nhiều tài khoản, chi phí thấp. Chọn theo số người dùng, công cụ nhân viên đã quen và lượng thư gửi mỗi ngày.
Bốn nhóm dịch vụ email theo tên miền
- Google Workspace: giao diện Gmail, kèm Drive, Docs, Sheets, Meet, Lịch dùng chung.
- Microsoft 365: giao diện Outlook, kèm OneDrive, Teams và bản quyền Word, Excel tùy gói.
- Zoho Mail: dịch vụ email của Zoho, có gói miễn phí và các gói trả phí giá thấp, kèm hệ sinh thái ứng dụng Zoho.
- Email hosting: hộp thư chạy trên máy chủ của nhà cung cấp hosting hoặc dịch vụ email hosting chuyên dụng, dùng qua webmail hoặc ứng dụng mail bằng IMAP, SMTP.
Ngoài ra có các dịch vụ gửi thư giao dịch, thư tiếp thị (cho website, bản tin). Chúng gửi thư thay tên miền của bạn nhưng không phải hộp thư để nhân viên làm việc, nên không nằm trong so sánh này.
So sánh theo giới hạn ảnh hưởng tới công việc
| Tiêu chí | Google Workspace | Microsoft 365 Business | Zoho Mail | Email hosting |
|---|---|---|---|---|
| Cách tính phí | Theo người dùng mỗi tháng (USD) | Theo người dùng mỗi tháng | Gói miễn phí; gói trả phí theo người dùng | Theo gói nhiều tài khoản, tổng dung lượng chung |
| Dung lượng | Starter 30 GB/người dùng (gộp chung với Drive); Standard 2 TB; Plus 5 TB | Hộp thư 100 GB/người dùng ở gói Business Basic, Standard (theo tài liệu Microsoft cập nhật 2026) | Gói miễn phí 5 GB/người dùng; gói trả phí lớn hơn | Tùy gói, thường tính tổng cho cả tên miền |
| Giới hạn gửi | 2.000 thư/người dùng/ngày; một thư tối đa 2.000 người nhận, trong đó tối đa 500 người ngoài tổ chức | 10.000 người nhận/ngày/hộp thư; 30 thư/phút; một thư tối đa 1.000 người nhận | Theo gói, xem tài liệu Zoho | Thường giới hạn số thư mỗi giờ theo chính sách nhà cung cấp |
| Tệp đính kèm | 25 MB khi gửi (gói Business) | Đến 150 MB trên Outlook máy tính; 33 MB trên Outlook điện thoại | Theo gói | Thường nhỏ hơn, tùy cấu hình máy chủ |
| Ứng dụng | Gmail trên web, điện thoại | Outlook trên máy tính, web, điện thoại | Ứng dụng Zoho Mail; gói miễn phí không hỗ trợ IMAP, POP | Webmail, Outlook, ứng dụng mail qua IMAP |
| Hợp với | Nhóm quen Gmail, làm việc chung trên tài liệu trực tuyến | Công ty dùng Word, Excel, Outlook trên máy tính | Nhóm rất nhỏ, ngân sách thấp, chấp nhận dùng ứng dụng của Zoho | Nhóm nhỏ chủ yếu gửi nhận báo giá, hợp đồng |
Nguồn tra cứu 10/2026: trang giá Google Workspace, giới hạn gửi thư Google Workspace, giới hạn Exchange Online, trang giá Zoho Mail. Các hãng có thể thay đổi gói và giới hạn; kiểm tra lại trước khi mua.
Giá tham khảo và những điểm cần đọc kỹ
- Google Workspace (tra cứu 10/2026): Business Starter 7 USD, Business Standard 14 USD, Business Plus 22 USD mỗi người dùng mỗi tháng khi cam kết một năm, chưa gồm thuế; gói linh hoạt theo tháng có giá cao hơn. Ba gói này mua được tối đa 300 người dùng. Trang giá thường có ưu đãi năm đầu cho số người dùng nhỏ, hãy xem giá từ năm thứ hai để tính đúng chi phí lâu dài.
- Microsoft 365: giá theo gói Business Basic, Standard, Premium hiển thị bằng VND trên trang của Microsoft, khác nhau theo cam kết tháng hoặc năm; xem trang so sánh gói Microsoft 365. Gói Basic chỉ có Word, Excel bản web và điện thoại, không có bản cài máy tính.
- Zoho Mail: gói Forever Free cho tối đa 5 người dùng, 5 GB mỗi người, một tên miền, không hỗ trợ IMAP, POP, ActiveSync và chỉ có ở một số trung tâm dữ liệu. Các gói trả phí xem trên trang giá chính thức.
- Email hosting: giá rất khác nhau giữa nhà cung cấp. Tại Marketing SEO Top, email hosting có ba gói: 49.000đ/tháng cho 5 tài khoản (5 GB), 99.000đ/tháng cho 20 tài khoản (20 GB), 179.000đ/tháng cho 50 tài khoản (50 GB). Chi tiết ở trang email doanh nghiệp theo tên miền.
Một chi tiết ít người biết về Google Workspace: tài khoản đang dùng thử có giới hạn gửi thư thấp hơn tài khoản trả phí, và giới hạn chỉ tự tăng khi tên miền đã thanh toán tích lũy từ 100 USD, có thể mất tới 75 ngày. Công ty mới chuyển sang Google Workspace rồi gửi thư hàng loạt ngay trong tháng đầu dễ chạm giới hạn này.
Chọn dịch vụ theo năm câu hỏi
- Bao nhiêu người cần hộp thư riêng? Dịch vụ tính theo người dùng tăng chi phí tuyến tính; email hosting tính theo gói nên rẻ hơn khi nhiều hộp thư ít dùng.
- Nhân viên đang làm việc bằng gì? Quen Gmail và Google Sheets thì Google Workspace; quen Outlook, Excel cài máy thì Microsoft 365. Ép đổi thói quen làm việc tốn công hơn chênh lệch giá.
- Mỗi ngày gửi bao nhiêu thư, cho ai? Gửi báo giá thông thường thì gói nào cũng đủ. Gửi bản tin cho hàng nghìn khách thì không dùng hộp thư làm việc, mà dùng dịch vụ email marketing riêng.
- Có cần hóa đơn GTGT Việt Nam? Mua trực tiếp từ hãng thường thanh toán bằng thẻ và nhận hóa đơn của hãng. Nếu kế toán cần hóa đơn GTGT, hỏi mua qua đại lý trong nước hoặc chọn nhà cung cấp email hosting trong nước.
- Email có đang chạy chung với website không? Email nằm chung hosting với website thì website bị khóa, quá tải là email ngừng theo. Doanh nghiệp gửi nhận email nhiều nên tách riêng.
Sau khi thiết lập: kiểm tra email theo tên miền đã hoạt động đúng chưa
- Bản ghi MX trỏ đúng máy chủ của dịch vụ đã chọn, không còn bản ghi MX cũ của nhà cung cấp trước.
- Chỉ có một bản ghi SPF cho tên miền, liệt kê đủ các nơi được gửi thư (dịch vụ email, website, phần mềm gửi hóa đơn).
- DKIM đã bật trong trang quản trị của dịch vụ sau khi thêm bản ghi vào DNS; nhiều người thêm bản ghi nhưng quên bấm bật ký thư.
- DMARC bắt đầu với p=none kèm địa chỉ nhận báo cáo.
- Gửi thử tới Gmail và Outlook, mở bản gốc của thư (trong Gmail là “Hiển thị bản gốc”), kiểm tra SPF, DKIM, DMARC đều PASS.
- Thử nhận thư từ bên ngoài và thử trên điện thoại của vài nhân viên.
Cách hoạt động của bản ghi MX và quá trình giao thư được giải thích ở bài email là gì. Nếu đang chuyển từ dịch vụ này sang dịch vụ khác, các bước chép thư cũ và đổi MX không mất thư có ở trang email doanh nghiệp; còn nếu muốn thử cách miễn phí trước, xem bài tạo email doanh nghiệp miễn phí. Email chạy trên tên miền, nên hãy kiểm tra tên miền đứng tên doanh nghiệp và được gia hạn đúng hạn theo hướng dẫn ở trang tên miền, hosting.
Câu hỏi thường gặp
Một tên miền có dùng hai dịch vụ email cùng lúc được không?
Thư đến của một tên miền chỉ nên giao về một hệ thống chính qua bản ghi MX. Muốn dùng hai dịch vụ, cách đơn giản là đặt dịch vụ thứ hai trên tên miền phụ (ví dụ nhóm kinh doanh dùng @sales.congty.vn), hoặc cấu hình định tuyến thư phức tạp hơn ở dịch vụ chính. Thư gửi đi từ cả hai thì phải khai báo đủ trong SPF.
Bí danh email, nhóm thư và hộp thư dùng chung khác nhau thế nào?
Bí danh là địa chỉ phụ trỏ về một hộp thư có sẵn, không tốn thêm phí người dùng. Nhóm thư chuyển thư tới nhiều người cùng lúc. Hộp thư dùng chung là một hộp thư nhiều người cùng đọc và trả lời, giữ lịch sử khi nhân viên thay đổi. Với địa chỉ như lienhe@ hay hotro@, nhóm thư hoặc hộp thư dùng chung thường hợp hơn tạo thêm người dùng.
Hộp thư đầy thì phải mua thêm dung lượng không?
Không nhất thiết. Trước tiên hãy xóa thư có tệp đính kèm lớn, thư rác, thư tiếp thị cũ, hoặc lưu trữ thư cũ ra nơi khác. Nếu hộp thư thật sự cần lưu lâu, cân nhắc nâng gói hoặc dùng chức năng lưu trữ của dịch vụ; với Google Workspace, dung lượng tính chung với Drive và Ảnh.
Dữ liệu email doanh nghiệp được lưu ở đâu?
Phụ thuộc nhà cung cấp: Google, Microsoft, Zoho lưu trên hệ thống trung tâm dữ liệu của họ ở nhiều nước, email hosting trong nước thường lưu ở Việt Nam. Nếu công ty có yêu cầu về nơi lưu dữ liệu, hãy hỏi rõ nhà cung cấp và xem điều khoản xử lý dữ liệu trước khi chọn.
Chuyển từ Gmail cá nhân sang email theo tên miền thì danh bạ và thư cũ có mang theo được không?
Được. Thư cũ có thể chép sang hộp thư mới bằng công cụ di chuyển dữ liệu của Google Workspace, Microsoft 365 hoặc qua IMAP; danh bạ xuất ra tệp rồi nhập vào. Sau khi chuyển, đặt trả lời tự động ở hộp thư cũ một thời gian để báo địa chỉ mới cho khách.
Cần người làm giúp phần này?
Mô tả ngắn nhu cầu hoặc gửi link website. Chúng tôi phản hồi bằng đánh giá cụ thể trước khi báo giá.
