Quản trị website doanh nghiệp: tự làm những việc gì, khi nào nên thuê

Nhiều doanh nghiệp làm website xong rồi giao cho “ai rảnh thì đăng bài”, đến khi website lỗi mới phát hiện không ai giữ mật khẩu hosting. Bài này dành cho doanh nghiệp muốn tự quản trị website: cần làm những việc gì, theo lịch nào, ai làm, và dấu hiệu nào cho thấy nên thuê ngoài.

Quản trị website doanh nghiệp gồm những việc gì?

1. Giữ quyền sở hữu và tài khoản

Việc ít được nhắc nhưng quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần biết và kiểm soát tài khoản tên miền, hosting, quản trị WordPress, Google Search Console, Google Analytics, hồ sơ Google Business, email quản trị. Mất quyền ở một chỗ có thể làm tê liệt cả website.

2. Duy trì kỹ thuật

Cập nhật lõi WordPress, theme, plugin; sao lưu và thử khôi phục; theo dõi website có chạy không; xử lý lỗi hiển thị, lỗi form; kiểm tra tài khoản lạ. Với WordPress, phần này không thể bỏ: báo cáo năm 2026 của Patchstack ghi nhận 91% lỗ hổng mới năm 2025 nằm ở plugin, và một website không cập nhật là mục tiêu của các đợt quét tự động.

3. Cập nhật nội dung

Đăng bài, sửa trang dịch vụ, cập nhật giá, sản phẩm, ảnh, thông báo nghỉ lễ, gỡ khuyến mãi hết hạn. Người làm phần này cần hiểu sản phẩm và chính sách bán hàng hơn là hiểu kỹ thuật.

4. Tiếp nhận liên hệ

Form, nút gọi, Zalo, chat, email liên hệ phải có người nhận và trả lời trong thời gian hợp lý. Website có nhiều liên hệ mà không ai phản hồi còn hại hơn website không có form.

5. Đo lường và quyết định

Xem Search Console (trang nào được tìm, truy vấn nào mang khách, trang nào lỗi), Analytics (khách làm gì, form gửi bao nhiêu), rồi quyết định nội dung tháng sau. Không có bước này, việc đăng bài thành làm theo cảm tính.

Bước đầu tiên: lập bảng kiểm kê tài sản website

Trước khi lên lịch việc, hãy lập một bảng (bảng tính là đủ) và cất ở nơi chủ doanh nghiệp truy cập được. Mật khẩu lưu trong trình quản lý mật khẩu, không ghi thẳng vào bảng.

Tên miền và hosting nên đứng tên doanh nghiệp; cách kiểm tra có trong trang tên miền và hosting.

Lịch việc tự quản trị theo tuần, tháng, quý

Danh sách kiểm tra chi tiết cho từng mục (form, tốc độ, nội dung cũ, liên kết hỏng, bảo mật) có trong bài checklist tối ưu website định kỳ. Quy trình cập nhật an toàn xem bài cập nhật WordPress an toàn.

Phân quyền trong WordPress: ai cần quyền gì?

Lỗi phổ biến là cấp quyền Administrator cho mọi người. WordPress có sẵn các vai trò:

Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung một tài khoản “admin”. Tài khoản Administrator bật xác minh hai bước, hướng dẫn trong bài Google Authenticator.

Ai trong công ty nên làm?

Cần một người chịu trách nhiệm cuối cùng, không nhất thiết làm hết mọi việc. Cách chia hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ:

• Chủ doanh nghiệp: giữ tài khoản gốc (tên miền, hosting, Search Console), duyệt nội dung liên quan đến giá và cam kết.
• Nhân viên marketing hoặc bán hàng: đăng nội dung, cập nhật sản phẩm, trả lời liên hệ, xem số liệu hằng tháng.
• Người kỹ thuật (nội bộ hoặc thuê ngoài): cập nhật, sao lưu, xử lý lỗi, bảo mật.

Dù chia thế nào, hãy viết ra một trang quy định ngắn: ai được đăng gì, ai duyệt, ai được cài plugin, khi website lỗi thì báo cho ai và qua kênh nào. Khi đổi người, trang quy định này cùng bảng kiểm kê tài sản là toàn bộ thứ cần bàn giao.

Phần nội dung khó thuê ngoài hoàn toàn vì cần người hiểu sản phẩm. Phần kỹ thuật thì ngược lại: ít việc mỗi tháng, nhưng khi có sự cố lại cần người hiểu WordPress, nên thường thuê ngoài hợp lý hơn tuyển người.

Sai lầm khi tự quản trị website

• Không ai chịu trách nhiệm chính. Ai cũng có quyền nhưng không ai được giao cập nhật, nên plugin để cũ nhiều tháng.
• Cập nhật tất cả cùng lúc trên website đang bán hàng, không sao lưu, không kiểm tra lại giỏ hàng và form.
• Để đơn vị làm web giữ toàn bộ tài khoản. Khi ngừng hợp tác, doanh nghiệp không vào được hosting hay Search Console.
• Đăng bài đều nhưng không xem số liệu, viết tiếp chủ đề không ai tìm.
• Nhân viên nghỉ không thu hồi quyền, tài khoản quản trị vẫn hoạt động nhiều tháng sau.

Khi nào nên thuê ngoài?

Tự quản trị là hợp lý khi website ít thay đổi và có người hiểu WordPress ở mức cơ bản. Nên cân nhắc thuê khi có các dấu hiệu sau:

• Lịch tháng ở trên liên tục bị bỏ vì không ai có thời gian.
• Không ai trong công ty dám cập nhật plugin vì sợ lỗi website.
• Website đã từng bị chèn mã độc hoặc mất dữ liệu.
• Cần đăng nội dung chuẩn SEO đều đặn nhưng không có người viết.
• Website bán hàng mà mỗi giờ ngừng hoạt động đều mất đơn.

Có ba mức thuê tùy phần bạn thiếu. Chỉ thiếu kỹ thuật thì gói bảo trì WordPress từ 900.000đ/tháng là đủ. Thiếu cả người cập nhật nội dung thì dịch vụ quản trị website của Marketing SEO Top có gói từ 1,5 triệu đồng/tháng; so sánh các gói tại trang báo giá quản trị website. Nhiều doanh nghiệp chọn cách kết hợp: tự làm nội dung, thuê phần kỹ thuật.

Câu hỏi thường gặp