TimelinesAI là gì? Quản lý WhatsApp theo nhóm, nối CRM và bảng giá

Doanh nghiệp bán cho khách nước ngoài thường nhận đơn, báo giá qua WhatsApp trên điện thoại của từng nhân viên. Khi người nghỉ việc, lịch sử trao đổi đi theo họ. TimelinesAI là một công cụ giải quyết đúng chỗ này; bài viết đánh giá nó làm được gì, giá bao nhiêu và lúc nào không cần dùng.

TimelinesAI làm được gì, cho ai?

TimelinesAI kết nối các số WhatsApp của doanh nghiệp vào một giao diện web chung và một CRM. Theo trang chính thức, có ba cách kết nối:

• Quét mã QR: nối số WhatsApp đang dùng trên điện thoại trong vài phút, giữ được chat nhóm, không mất phí tin nhắn của Meta. Phù hợp với hội thoại một-một hằng ngày.
• Coexistence: số WhatsApp Business vẫn dùng trên điện thoại, đồng thời được nối với API chính thức của Meta để gửi tin mẫu đã duyệt.
• API chính thức (WABA): số do công ty sở hữu, gửi chiến dịch bằng mẫu tin được duyệt, hạn mức gửi cao hơn, Meta tính phí theo tin nhắn.

Đối tượng hợp nhất là đội 3–10 người cùng chăm khách qua WhatsApp: công ty xuất khẩu, khách sạn và công ty du lịch đón khách quốc tế, trung tâm tư vấn du học, đơn vị bán hàng B2B cho đối tác Ấn Độ, Trung Đông, châu Âu.

Tính năng dùng trong bán hàng và chăm sóc khách

• Hộp thư chung: quản lý nhiều số WhatsApp ở một nơi, phân công hội thoại, ghi chú nội bộ, xem ai đang xử lý khách nào.
• Đồng bộ CRM: trang chính thức liệt kê HubSpot, Pipedrive, Zoho, monday.com, Salesforce, Bitrix24, Close và nhiều CRM khác; hội thoại, danh bạ được ghi vào hồ sơ khách và cơ hội bán hàng.
• Trả lời tự động bằng ChatGPT: dùng cho câu hỏi lặp lại như giờ làm việc, báo giá chuẩn, tình trạng đơn; số lượt tự động có hạn mức theo gói.
• Workflow Builder, Zapier, Make, API, webhook: tạo việc trong CRM khi có tin nhắn mới, gắn nhãn khách, chuyển dữ liệu sang bảng tính.
• Kết nối trợ lý AI qua MCP: cho phép Claude, ChatGPT đọc và thao tác trên hội thoại WhatsApp. Đây là quyền truy cập lớn, chỉ bật khi đã rõ ai được dùng và dùng vào việc gì.

Bảng giá TimelinesAI (10/2026)

Giá đọc trên trang giá chính thức timelines.ai, tháng 10/2026; mỗi người dùng tương ứng một người kết nối tài khoản WhatsApp. Dùng thử 10 ngày, không cần thẻ, tối đa 10 người dùng. Phí tin nhắn API chính thức do Meta tính riêng. Giá có thể thay đổi; xem trang giá chính thức trước khi mua. Marketing SEO Top không phải đối tác hay đại lý của TimelinesAI.

Bảng giá cũ (8–48 USD theo gói Automation, CRM Integration, Shared Inbox, Mass Messaging) không còn đúng. Với nhóm 5 người dùng gói Starter trả năm, chi phí khoảng 140 USD/tháng, chưa tính CRM. Hãy so số tiền đó với số đơn hoặc số hợp đồng thực tế đến từ WhatsApp.

Giới hạn và rủi ro cần biết

• Nhắn hàng loạt từ số cá nhân nối qua QR: WhatsApp hạn chế tài khoản gửi tin không được yêu cầu. Chiến dịch gửi nhiều người nên đi qua API chính thức với mẫu tin đã duyệt, gửi cho người đã đồng ý nhận.
• Dữ liệu khách hàng đi qua bên thứ ba: hội thoại được đồng bộ lên máy chủ TimelinesAI và CRM. Cần nêu trong chính sách bảo mật, phân quyền xem số điện thoại, và tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam và nước của khách.
• Trả lời tự động bằng AI: có thể báo sai giá, sai thời gian giao. Giới hạn AI ở câu hỏi có đáp án cố định, chuyển sang người thật khi khách hỏi giá đặc biệt, khiếu nại.
• Không giải quyết được Zalo, Messenger: nếu phần lớn khách nhắn qua Zalo, công cụ này chỉ quản lý được một phần hội thoại.
• Chi phí theo đầu người: thêm nhân viên là thêm phí; nhân viên bán thời gian vẫn tính một người dùng.

So sánh với các cách quản lý WhatsApp khác

Áp dụng vào quy trình của doanh nghiệp nhỏ

1. Đếm trước: mỗi tuần bao nhiêu khách mới nhắn qua WhatsApp, bao nhiêu người trong công ty đang trả lời. Nếu chỉ 1–2 người trực và họ vẫn trả lời kịp, ứng dụng WhatsApp Business miễn phí thường đủ.
2. Chuẩn hóa câu trả lời mẫu cho báo giá, thời gian giao, điều khoản thanh toán trước khi bật tự động.
3. Dùng thử 10 ngày với 2–3 người, nối một CRM, kiểm tra hội thoại có vào đúng hồ sơ khách không.
4. Đặt quy tắc phân quyền: ai xem được số điện thoại, ai xuất được danh bạ, xử lý thế nào khi nhân viên nghỉ.
5. Đo sau 1–2 tháng: thời gian phản hồi đầu tiên, số khách bị bỏ sót, số hợp đồng ghi nhận nguồn WhatsApp.

Công cụ chỉ giúp nếu quy trình bán hàng đã rõ: ai nhận khách, bao lâu phải trả lời, khi nào chuyển sang báo giá. Bài cách quản lý bán hàng gợi ý các chỉ số và nhịp họp. Nếu doanh nghiệp không có người trực tin nhắn ổn định, có thể xem dịch vụ chăm sóc khách hàng thuê ngoài. Khách đến từ website thì nên có trang thu thông tin rõ ràng, để tin nhắn đầu tiên đã có sẵn nhu cầu.

Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần công cụ như TimelinesAI

• Khách nhắn hai lần mới được trả lời, vì tin nhắn nằm trên điện thoại của người đang nghỉ phép.
• Báo giá gửi qua WhatsApp không ai tìm lại được khi khách hỏi “tháng trước anh báo giá bao nhiêu”.
• Quản lý không biết mỗi nhân viên đang chăm bao nhiêu khách, khách nào chưa được trả lời.
• Nhân viên nghỉ việc mang theo danh bạ khách vì dùng số WhatsApp cá nhân.
• Dữ liệu trong CRM thiếu vì phải chép tay từ điện thoại vào.

Nếu chỉ gặp một, hai dấu hiệu, sửa quy trình trước: dùng số WhatsApp của công ty thay vì số cá nhân, quy định thời gian phản hồi, ghi báo giá vào CRM sau mỗi cuộc trao đổi. Khi đã có quy trình mà vẫn quá tải, công cụ mới phát huy tác dụng.

Câu hỏi thường gặp